Vikarieförsörjning – från reaktiv till proaktiv metod

På äldreboendena Vegahusen, Otium och Änggårdsbacken har man löst mycket av problemen kring vikariehanteringen genom nya grepp, en kombination av två åtgärder och en IT-stödfunktion

.

I verksamheten finns ett ständigt behov av vikarer och för att skapa en tillgång på utbildade undersköterskor med minst fem års erfarenhet har man bildat ett resursteam. Utöver behoven som resursteamet täcker upp, finns ett fluktuerande behov av vikarier. Istället för att någon i verksamheten sitter och ringer runt och söker vikarier, är det nu vikarierna som tar kontakt och meddelar i förväg när de är tillgängliga.

För att organisationen ska ha kunskap om vilka vikarier som finns tillgängliga har vi skapat en internettjänst. Tjänsten är lätt att använda både för vikarier som vill registrera sin tillgänglighet och för verksamheten när det gäller att boka vikarier.

Övertidsuttaget har minskat ansenligt och 95 % av vikariebehoven tillgodoses genom tider som finns i systemet.

Grundidé och förankring

Tre Stiftelser bedriver särskilt boende för äldre i Göteborg. Stiftelserna har ca 370 boende och 400 anställda. Verksamheten bedrivs året runt och dygnet runt på tre olika anläggningar och med fem olika vårdtagarkategorier. Inom verksamheten är det väsentligt att det alltid finns en relevant bemanning. Det finns också krav på erfarenhet och kompetens för att uppgiften skall kunna lösas på ett tillfredsställande sätt.

Historisk lösning – reaktiv metod
Tidigare har vikarierekrytering skett med utgångspunkt från ett uppkommet behov. Rekryteringen har gått till så att när behovet uppstått så har någon på enheten (undersköterska/sjuksköterska eller enhetschef) börjat ringa till de timvikarier man brukar använda sig av. Underlaget för detta arbete har varit en lista med namn och telefonnummer. Nackdelarna med denna modell har bland annat bestått av att personal tas från omvårdnaden till att rekrytera, personalen har blivit stressad av ansvaret att akut rekrytera vikarier, samma vikarie blir uppringd flera gånger från olika avdelningar, det finns en viss ovilja att dela med sig av vikarier mellan olika enheter.

För att bryta det historiska mönstret har Tre Stiftelser valt att kombinera två åtgärder och en IT-stödfunktion som syftar till att skapa ett proaktivt arbetssätt.

Syfte, mål och måluppfyllelse

Åtgärd 1: Ett relevant resursteam
I en verksamhet av Tre Stiftelsers storlek finns under dagtid, 07,00-21,00, alltid ett behov av vikarier. För att skapa en tillgång på utbildade undersköterskor med minst fem års erfarenhet har ett resursteam tillskapats. Resursteamets storlek får ej överstiga det bedömda minimibehovet.

Åtgärd 2: Engagerade vikarier
Utöver resursteamet finns oftast ett behov av ytterligare vikarier. Detta behov kan variera starkt. För att underlätta för verksamheten och ge möjlighet till vikarierna att maximera sin arbetsinsats rapporterar numera vikarierna när de kan jobba, i stället för att verksamheten berättar när de behövs.

IT-stödfunktion: Tillgänglighet i tid och rum
För att organisationen ska ha kunskap om vilka vikarier som finns tillgängliga har vi skapat en internettjänst. Tjänsten är lätt att använda både för vikarier som vill registrera sin tillgänglighet och för verksamheten när det gäller att boka vikarier. Tjänsten ger också möjlighet att överskådligt se vilka vikarier som är bokade till en viss enhet eller för vikarien att se var man är bokad.

Resultat

• Övertidsuttaget har minskat kraftigt.
• Av 600 luckor per månad löses mer än 95% genom tider som finns i systemet.
• Verksamheten upplever en bättre arbetssituation både vad gäller bemanning och arbetsinnehåll.

Verksamhetschef

Adminsitrativ chef Johan Rindeborg
Personalchef Kia Ludvigsson