”Vi jobbade dubbelt i onödan”

Det var på ett internat som personalen beslutade att ta tag i arbetssituationen. Gemensamma rutiner saknades och mycket tid gick åt för att jaga information. Kunskapen om vad kollegorna gjorde var låg, vilket resulterade i dubbelarbete. Läkarna prioriterade inte epikriserna utan skrev dem på eftermiddagen eller efter patientens hemgång. De visste inte att andra behövde dem redan på förmiddagen. Läget skapade irritation och ineffektivitet.

Lean-arbete med översikt och samordning,
Medarbetarna kartlade alla arbetsmoment på avdelningen. Det blev över etthundra. När de sedan gjorde en ny kartläggning som beskrev önskat läge, fick de ner arbetsmomenten till 24. Med kartläggningen som grund togs beslut att skriva den tidskrävande sittronden på eftermiddagen och istället införa en snabbare morgonrond runt den nyuppsatta patienttavlan. Den är numera det viktigaste arbetsredskapet, där alla planerade undersökningar, kontroller och annat är synligt för alla som arbetar på avdelningen.

Koll på arbetsbelastningen
Avdelningen införde också en ny roll som delas mellan tre sjuksköterskor. De har koll på den totala arbetsbelastningen för teamen, är platsansvariga för patienterna men kan också gå in i vårdarbetet för att kapa oförutsedda arbetstoppar.  

Uppföljning och uthållighet
Det senaste årets förändringar har varit lyckade, men är alla på avdelningen medvetna om att det finns en risk att falla tillbaka i det gamla. "Vid varje eftermiddagsmöte med personalen ställer vi oss frågan om vi arbetat enligt våra nya rutiner eller inte, och i så fall varför. Vi ser till att inte tappa fokus."