Synliga processer möjliggör ett mer fokuserat arbetssätt - Lean

Södergård är ett äldreboende i Vara kommun, som har prövat att kartlägga sina processer utifrån ett Lean-tänkande under ledning av erfarna konsulter.

Under hösten 2004 deltog samtliga medarbetare i ett "pilotprojekt" kring Lean och idag finns ett flertal processer nerskrivna och förbättrade, bland annat processer kring rapportering dag – natt och morgonrutinen.

Projektet har inneburit att man identifierat alternativa arbetssätt och härigenom lyckats att frigöra tid. Ambitionen är att sådan tid används till utveckling motsvarade 5% hos varje medarbetare samt att tiden för att aktivera pensionärerna mer planerat än tidigare har utökats.

Projektet har inneburit en mängd positiva effekter utöver frigörandet av tid. I och med att man har identifierat sitt arbetsätt och skrivit ner det är det lättöverskådligt även för vikarier. Lean handlar mycket om ett sätt att tänka, som man har med sig även efter projekttiden.

Lean ska nu prövas av personalen inom hela äldreomsorgen i Vara kommun.

 

Grundidé och förankring

På Södergård arbetar 18 medarbetare på dagtid, samtliga har undersköterskeutbildning, boendet har plats för 24 boende. 

Under hösten 2004 deltog medarbetarma i diskussioner kring arbetsflöden och -processer och idag finns ett flertal processer nerskrivna och förbättrade.
Det är lätt att bli hemmablind, men genom att titta närmare på olika arbetsflöden blir man medveten om vilka "slöserier" som kan plockas bort.

Personalen valde bl.a. att granska "morgonrutinerna" som av samtliga upplevdes som en stressig period på dagen. Genom att analysera olika arbetsmoment och processer, kom man bl.a. fram till att låta en person vara ansvarig för alla telefonsamtalen, vilket avlastade alla andra, som turats om att springa och svara i telefonen. Ett annat beslut var att senarelägga bäddningen av sängarna till en tidpunkt då viktigare morgonrutiner klarats av. Att ladda tvättmaskinen vid annan tid än morgonen var en annan förbättring man enades om. Man gör inte fler förändringar än gruppen vill.

Det är inte "syndabockar" man letar efter i Lean utan systemfel, rutiner man vidmakthåller utan att reflektera över om de är effektiva eller ej.

Ledningens syn på Lean:

• Tanke och arbetssätt för systematiskt förbättringsarebte
• handlar om att göra mer med färre resurser
• handlar INTE om att säga upp medarbetare
• utgår från medarbetarna delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete
• syftet är att ta bort det som inte är värdeskapande för att frigöra resurser för offensiva satsningar

Syfte, mål och måluppfyllelse

Lean handlar om stödjande ledarskap. Att man tar tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i och eliminerar "slöseri". Verksamheten sak fokuseras på värdeskapande aktiviteter.

Genom att arbeta med att synliggöra processer i arbetet skapa utvecklingsutrymme. Metoden ingår i ett långsiktigt arbete med förbättringar och ingår i ett helhetstänkande kring kommunens uppdrag.

Verksamhetschef

Vid pilotprojektets genomförande var Christina Salomonsson resultatenhetschef.