Styrning och organisation för bättre resultat genom ILS

Maria Gamla stan SDF  har tagit tag i ekonomistyrning och uppföljning, efter kritik mot ett galopperande underskott i ekonomin. Verktyget är ett fungerarande rapporteringssystem till stadsdelsnämnden och användningen av ett kvalitetssystem, ILS – integrerat lednings- och styrsystem.

En grupp bestående av utredare/avdelningscontroller från olika verksamhetsavdelningar, budgetcontrollers, personalstrateg, personalchef samt interncontroller utgör ILS-gruppen. Genom att samla kompetensområden ges utrymme för kunskapsöverföring och ständigt lärande. Gränsöverskridande aktiviteter har skapat möjligheter till möten mellan olika idévärldar och kunskapsströmmar.

Resultatet är att budgetöverskridanden på cirka 50-70 mnkr har övergått till att verksamheterna håller fastställd budget och fokuserar på nämndens uppdrag.

Grundidé och förankring

Maria – Gamla stans stadsdelsnämnd fick svidande kritik i revisionskontorets rapport 2001. Revisionskontoret konstaterade att ekonomistyrningen och uppföljningen var oacceptabel med hänsyn till underskottet. Under 2002 galopperade underskottet. Detta blev startskottet för förvaltningsledningen att driva och styra ett förändringsarbete inom organisationen.

Metod
Stadsdelsdirektören ställde krav på tydlig rapportering till nämnden från verksamhetsavdelningarna. En interncontroller tillsattes. Avdelningschefen för ekonomi fick uppdraget att utveckla rapporteringssystemet till nämnden samt finna former för att tillämpa kvalitetssystemet ILS – integrerat lednings- och styrsystem. Inom förvaltningen fanns ett samarbete mellan utredare/avdelningscontroller från olika verksamhetsavdelningar.

Till gruppen knöts budgetcontrollers, personalstrateg, personalchef samt interncontroller. Gruppen kallas ILS-gruppen. Uppdraget för gruppen är att vara "olja i maskineriet".

Förvaltningsledningen använder ILS-gruppen som en del i sin styrning av verksamheten. ILS-gruppen stödjer enhetscheferna att ta fram verksamhetsplaner och att följa upp enhetens resultat inför månads- och tertialrapporter samt verksamhetsberättelse. Genom ILS-gruppen sker det en ständig utveckling av arbetet med rapporter, stödet till enhetscheferna och gemensamma förvaltningsrutiner. Interncontrollerns medverkan i ILS-gruppen innebär att den löpande interna kontrollen blir ett naturligt inslag.

Medarbetarnas olika kompetensområden inom ILS-gruppen ger utrymme för kunskapsöverföring och ständigt lärande. Gränsöverskridande aktiviteter har skapat möjligheter till möten mellan olika idévärldar och kunskapsströmmar.

Budgetöverskridanden på cirka 50-70 miljoner kr har vänt till verksamhet där man håller fastställd budget och fokuserar på att verkställa det politiska uppdraget.

Syfte, mål och måluppfyllelse

Att genom ett fungerande ekonomi- och uppföljningssystem hålla fastställd budget och inom ramen för budgeten utföra stadsdelsnämndens uppdrag.

Verksamhetschef

Stadsdelsdirektör BrittMarie Kyndel