MELES – Mellerud Lean System för kvalitetssäkring och utveckling
I Melleruds kommun har fyra verksamheter kommit igång med att arbeta enligt lean-konceptet. Det har medfört ett stort engagemang i arbetsgrupperna för att utveckla verksamheten!
De verksamheter som har startat processer i lean är IT-enheten, hemvården, Rehabteamet och ett äldreboende (Bergs). I samtliga arbetsgrupper har trivseln ökat markant och det har blivit en glad atmosfär. Man vågar också ifrågasätta, förbättra och utveckla sådant som man inte har arbetat med i förbättringsgruppen.
De arbetsprocesser som har analyserats och förbättrats har inneburit att verksamheten har blivit mycket effektivare och kvaliteten har höjts betydligt. Värdeflödesanalyserna som verktyg ger på ett överskådligt sätt möjlighet att sätta pengar på det som utförs, vilket i sin tur lett till besparingar och minskad stress.
Grundidé och förankring
Vi har under 2008 börjat arbetat efter LEAN (Toyotamodellen) inom Melleruds kommun.
Utvecklingsprojekt har startats på fyra enheter under 2008 och i planeringen för 2009 ligger på ytterligare elva enheter samt de kommunala bolagen. Arbetet startade med att verksamhetsutvecklaren tillsammans med kommunchefen har utbildade sig inom Lean. Verksamhetsutvecklaren hade även en viss utbildning sedan tidigare som byggts på ytterligare. Verksamhetsledaren fungerar som processledare, föreläsare samt driver arbetet i kommunen.
En introduktionsföreläsning har hållits med samtliga chefer i Melleruds kommun under en och en halv dag. Cheferna har fått ta ställning omd eras verksamhet ska starta en lean-process eller ej och de som har sagt ja har fått en introduktion. Av drygt 35 enheter har idag sju enheter haft introduktion och 14 har bokat sig för en.
Hur man startat och bedrivit arbetet är lite olika inom de olika enheterna. Men i stort har det startats med föreläsning om ungefär 3 timmar, följt av en halvdag där man fokuserat på att jobba fram en processkarta. Denna processkarta har sedan varit vägledande i arbetet med att göra värdeflödesanalyser. I processkartan har gruppen fått göra en prioritering av vilka områden man har startat med. I någon grupp har man också jobbat med flera parallella grupper med fokus på olika processer.
Värdeflödesanalyserna har gjorts i två steg ett nulägessteg och ett önskvärt läge. I det önskvärda läget har framkommit mycket förbättringsförslag som man på arbetsplatsen sedan arbetat vidare med att genomföra och förankra. De som har varit i arbetsgrupperna har alltid haft alla andras fulla förtroende att jobba med förbättringar och i vissa fall har gruppen roterat så att det varit flera olika människor inne i arbetet fast i olika processer.
Ingen gång i arbetet har vi fastnat och inte sett möjligheter till förbättringar. Utgångsläget vid förbättringarna är alltid att vi ska erbjuda hög kvalitet på de tjänster vi har och att vi ska ha kunden i fokus.
Att just ha kunden i fokus har ibland varit svårt och det är ett krävande arbetet att vara processledare och lotsa rätt. I många fall finns det både primära och sekundära kunder och det är viktigt att lägga rätt fokus från början och sedan hålla sig till detta samt vara enig i gruppen.
Verksamhetschef
Kommunchef är Ingmar Johansson
Tidsplan
Arbetet med Lean startade 2008.