Lugnare och effektivare arbete med Lean på laboratoriet på Karolinska sjukhuset

På Karolinska universitetssjukhusets laboratorium i Solna tar de emot uppemot 9000 provrör om dagen. Förut var personalomsättningen hög och stressen ett problem. Med Lean har arbetet blivit både lugnare och effektivare.

Förbättringarna har de 20 medarbetarna själva tänkt ut. Efter en ordentlig analys har förändringarna handlat om att möblera om, skapa tydligare ramar för arbetet, hitta nya funktioner istället för att alla gör allt, se till att raster och bemanning flyter på och låta en person vara ansvarig för att lösa problemen när de dyker upp, det sista en uppgift som roterar mellan medarbetarna.

I sann Lean-anda fortsätter förbättringsarbetet. Personalen är indelad i förbättrinsgrupper som  träffas 1½ timme varannan vecka för att disktuera hur arbetet kan fås att flyta ännu bättre. 

(Foto: Comstock)

Grundidé och förankring

För omkring tre år sedan var personalomsättningen hög, allal stressade och känslan när man kom in på arbetsplatsen var att alla sprang omkring, hela tiden. Med Lean kom tankarna att hitta ett bättre sätt att göra jobbet - inte snabare -men smartare.

De omkring 20 anställda fick utbildning i förändringsprocesser, fick spela s.k. lean-spel, diskutera arbetskultur och så gjordes en nulägesmätning. När medarbetarna följde ett provrörs väg in i laboratoriet, visade det sig att röret hanterades i omkring 1½ minut, medan det låg och väntade i över 80 minuter.

Nästa kartläggning handlade om hur man rörde sig i arbetet; reste sig, hämtade prover, ringde om saknade remisser, öppnade och stängde dörren, tog emot kunder och så vidare 33 gånger i halvtimmen.

Personalen har själv jobbat fram nya lösningar. De har möblerat om, tydliggjort arbetsuppgifter och ansvarsområden - till och med lagt ett schema för raster och luncher eftersom laboratoriet alltid måste vara bemannat. En person går nu runt och samlar in de färdigsoreterade proverna var 20:e minut så de inte samlas på hög. Dessutom har man skapat en ny funktion, inspirerade av Lean-filosofin.

Den nya funktionen heter Andon, lykta på japanska, och är en problemlösare. Det är ett uppdrag som roterar mellan de anställda. Andon är den som t ex tar hand om felaktiga prover och försvunna remisser.

Verksamhetschef

Marie Linné, enhetschef

Tidsplan

Lean-arbetet startade 2006 och förbättringsarbetet fortsätter

Projektledarens reflektioner

När de nya rutinerna införes visade en medarbetarenkät att stressen faktiskt hade ökat. Insikten kom, att att förändringar i sig kan skapa stress, det kan ta lite tid att ställa om till nya rutiner. Då kan det vara läge att ta en paus i förbättrinsarbetet och låta de nya rutinerna sätta sig innan man börjar med nya förändringar, konstaterar enhetschefen Marie Linné.

Fortsatt arbete

Förbättringsarbetet är nu en del i arbetskulturen på Laboratoriet.