Livsmedelsinspektörer har större överblick och ger bättre service med Lean-tänkande

Lean-arbetet åstadkommit ett smartare sätt att organisera arbetet på Miljökontoret i Södertälje. Team-arbete avlastar den enskilde och arbetet har blivit betydligt lättare att planera och överblicka.

Miljöinspektörerna som ansvarar för livsmedelsinspektionerna jobbade hårt med inspektioner av butiker, restauranger, livsmedelstillverkare, dricksvattensanalyser, uppföljningsbesök - och försökte samtidigt vara tillgängliga på telefonen. Ändå var det svårt att nå målet för antalet avslutade ärenden.

Med Lean-tänkande, nytt sätt att organisera arbetet med gemensam planering och nya roller känns 500 nya inspektioner per år inte längre som en omöjlighet. Inspektörerna jobbar i team med rullande med olika arbetsuppgifter, telefonservicen sköts inte av alla samtidigt, gemensamma standarder har jobbat fram där det förenklar jobbet och kompetensutveckling skapas genom att man växlar mellan olika ansvarsområden.

Arbetet struktureras och förbättringar diskuteras med hjälp av visuella hjälpmedel. Så här ser en planeringstavla ut på Miljökontoret.

Grundidé och förankring

På Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen i Södertälje kommun jobbar tio personer med livsmedelskontroll. Det är en avgiftsbelagd kontroll av kommunens restauranger, butiker, skolkök, kök i äldreboenden, större och mindre livsmedelstillverkare och kontroll av dricksvatten. Det är många inspektionsbesök som ska göras, uppföljningsbesök hos dem som fått anmärkning och så spontana, oanmälda besök.

I samband med att Södertälje började införa Lean i hela sin organisation började även medarbetarna på livsmedelskontrollen sitt Lean-arbete. Ett par av medarbetarna fick gå en sex dagar lång utbildning både i Lean-filosofin kring det ständiga förbättringsarbetet och i metoder och verktyg att använda rent praktiskt. Workshops genomfördes i hela tiomannagruppen.

Syfte, mål och måluppfyllelse

En av de större förändringarna var att avdelningen nu har delat in sig i tre team, med olika ansvarsområden. Ett team för planerade inspektioner, ett för uppföljning och slutligen ett team för akuta inspektioner som också ansvarar för att det alltid finns någon som svarar i telefonen. Den personliga friheten för medarbetarna har minskat, men det har även stressen.

Det finns en plan för hur många ärenden som ska klaras av varje vecka och märker man att arbetet ligger efter, görs omdisponeringar. När alla arbetar i team blir det också ett gemensamt arbete att lösa problemen med ”surdegarna”.

Varje vecka har avdelningen s.k. ”tavelmöten” med hela gruppen där veckans arbete gås igenom.  Det ger en översikt och gör det lättare att planera. Målet är att hinna 500 planerade inspektioner under ett år och dessa är uppdelade veckovis. När veckomålen är så här synliga är det enklare att prioritera.

Samarbetet i arbetsgruppen förbättras hela tiden och kvaliteten på arbetet blir också bättre.

Verksamhetschef

Lars Johansson, miljöchef

Tidsplan

Leanarbetet stratde i oktober 2009 och pågår