Lean gav tidsvinster åt administratörerna i Färgelanda

Sju dagar och 32 minuter – det blev tidsvinsten när den centrala administrationen gjorde en första Lean-kartläggning av sitt arbetsflöde och hittade tidstjuvar i hanteringen.


Redan vintern 2006 insåg personalen på den centrala administrationen att de var tvungna att göra någonting åt sin arbetssituation. Med en helt ny organisation för dörren skulle det inte längre vara möjligt att hålla kvar vid det gamla arbetssättet där en person på varje förvaltning följde ett ärendes gång genom de olika instanserna, från lådan för inkommen post, genom olika nämnder, utskott och arbetsgrupper, ända upp till kommunfullmäktige.

Administrativa enheten satsade på att utveckla sitt arbetssätt utifrån lean-filosofin.

Starten belv en kartläggning av arbetsflöden och spilltid och onödiga rutiner hittades. När man väl såg var man skulle sätta in sina förbättringar lyckades man få ett bättre flyt i arbetet. Nu har man sparat in tid vilket gör arbetet mindre stressigt. 

Grundidé och förankring

När så Lean introducerades insåg arbetslaget att det nu kanske fanns ett verktyg som kunde förbättra flödet och göra processen enklare.

Pilotprojektet blev att kartlägga ett ärendes gång, från det att handlingen upprättats, till dess att ett beslut har fattats i kommunfullmäktige. Detta projekt fick dock snabbt brytas ner till mindre delar, eftersom processen visade sig bli för stor för att överblicka på en gång. Bara kartläggningen mellan inkorgen fram till kommunstyrelsens arbetsutskott visade sig kräva ett drygt fyra meter långt papper.

Kartläggningen visade att normalgången för ett ärende fram till kommunstyrelsens arbetsutskott sträckte sig över 30 dagar, där den värdeskapande arbetstiden bestod av 80 minuter. En stor del i glappet mellan den värdeskapande arbetstiden och den verkliga tiden beror på att processen är styrd av att utskottet bara sammanträder varannan vecka. Det finns dessutom många regler som måste följas som också tar tid.

Arbetslaget lyckades göra en ny skiss av samma arbetsflöde, men den här gången hade man fått ner den totala hanteringstiden till 23 dagar, där samma arbete kunde göras på 48 minuter. Detta innebär alltså att man redan efter en första kartläggning frigjort 32 minuter arbetstid som kan läggas på annat.

Syfte, mål och måluppfyllelse

Att hitta smartare sätt att arbeta och därmed spara in spilltid och bli effektivare.