Förhandlings- och lönefunktionen i Solna stad satsar på ständiga förbättringar

Solna stad har goda erfarenheter av att jobba med lean. Förhandlings- och lönefunktionen startade sin lean-process i mars 2007. Det har blivit många små förbättringar sedan dess  och nu kan man till och med se problem som en utvecklingsmöjlighet!

Bland de förbättringar som har genomförsta finns t ex checklistor och mallar för vissa arbetsmoment. Efter kartläggning av telefonsamtal samlades en lista ihop på de vanligaste telefonförfrågningarna och svaren sammanställdes på intranätet.

Tillgängligheten på telefon har utökats från 15 timmar i veckan till 40 genom ett smartare sätt att jobba! Med nya rutiner vid postsorteringen och en gemensam servicepolicy har man gått från att 6% av löneunderlagen var rätt från början till 77% rätt!

För arbetsgruppen har stressen minskat. Medarbetarna är ett mycket bättre arbetsteam med tydligare ansvarfördelning. Alla har fått en annan blick för förbättrings-möjligheter - och nya förbättringar föreslås hela tiden.

(Foto: Comstock - ej fr. Solna stad)

Grundidé och förankring

Personal- och lönefunktionen började sitt förändringarbetet i mars 2006 med att se över rutinerna kring löneadministrationen. De hade fyra dagars övertid per månad, två personer skulle gå i pension och behovet av återbesättning av tjänsterna måste ses över. 

Tanken med att starta ett Lean-arbete var att se vad som kunde förbättras - inte att minska antalet medarbetare!

Medarbetarna gjorde en nulägesananlys och en s.k. värdeflödeskartläggning över perioden från att löneunderlagen kommer in, till utbetalning. Det var något nytt och lite krångligt att behöva räkna ut hur mycket tid som gick åt på olika arbetsmoment och tidsuppfattningarna var rätt varierade i början – men blev mer samstämmiga allt eftersom. Något de upptäckte med en gång var att endast 6 % av alla underlag var rätt från början. (Tydligen är det vanligt när det gäller administrativa processer). Underlagen saknade underskrifter, saknade uppgifter, var fel ifyllda osv.

Tidigare arbetade ocskå var och en med sina avtalsområden och hämtade själva sin post från postfacket. Alla hade då även sina egna telefontider, som var två timmar på förmiddagen och en timme på eftermiddagen.

Nya principer introducerades. Medarbetarna skapade gemensamma rutiner! Telefontiden utökades  till klockan 8 – 17, med en telefonansvarig i taget. Tillgängligheten för verksamheterna ökade i ett slag från 15 timmar i veckan till 40!

Ett gemensamt postfack inrättades och handlingarna sorterades enligt först in – först ut. Genom detta uppnåddes en gemensam servicenivå. De nya rutinerna har resulterat i att det nu kommer in färre felaktiga underlag. Idag är 77 % av underlagen rätt från början!

Nya förbättringar görs hela tiden, för att öka effektiviteten och göra arbetet enklare. Stressen har också minskat och medarbetarna har blivit ett team under resans gång.

Verksamhetschef

Susanne Lndé

Tidsplan

Start mars 2006 - och förbättringsarbetet bara fortsätter!

Projektledarens reflektioner

"- Vi har en kommunstyrelse som är intresserad av att lägga ut verksamhet där det blir billigare. Bland det roligaste som hänt är att det har visat sig att vår löneavdelning hävdar sig väl i detta sammanhang. Vi har visat att vårt arbete är lönsammare än outsoursing. Vi var 10 procent billigare än lägsta anbud." berättar  Susanne Lindé, chef för förhandlings- och lönefunktionen.