Förbättrad telefontillgänglighet på kvinnokliniken i Gällivare

Kliniken har sedan tidigare gjort förbättringar med "Genombrottsmetoden" och fortsatt tidigare förbättringsarbete med fokus på tillgängligheten.

När det gäller telefonmottagningen har vi arbetat med att "följa statistik, följa statistik och följa statistik HEELA TIDEN!". En rad förbättringar har testats och en sammanfattning av lyckad måluppfyllelsen är

• I april månad 2008 var det två patienter som inte kom fram på telefontiden av totalt 278 samtal.
• 3T tiden kan vi inte påverka utan bara följa. Denna tid påverkas helt och hållet av hur många överläkare som är i tjänst. 
• Genom bättre utnyttjande av resurser har antalet mottagningsbesök ökat med 13% första kvartalet 2008, med i stort sett samma bemanning. 
• När vi började Bra mottagning så sattes oprioriterade remisser upp på väntelistan med kallelse inom tre månader. I januari 2007 var väntetiden 10 veckor och i april 2008 är den nere på målet 4 veckor!

Grundidé och förankring

Redan 2002 påbörjades ett arbete med att förkorta väntetiderna och arbeta bort väntelistan. Detta gjordes bl.a. genom journalgenomgång av alla patienter som stod på väntelistan. Patienterna kontaktades via brev eller telefonsamtal för uppdatering av behovet. Väntelistan till operation var lång, oprioriterade patienter fick vänta mer än ett år. Denna kortades ned genom att utnyttja tilldelade op-resurser maximalt. Vid avbokningar ringdes ny patient in med kort varsel. När vårdgarantin infördes januari 2006 var vi redan i hamn!

Men, statistiken som följts kontinuerligt visade att det var mellan 31-78 samtal/månad som inte kom fram p.g.a. fylld kö och mellan 0-56 som inte kom fram p.g.a. stängd kö. Genom omfördelning av befintlig personal och fler datorer fick vi möjlighet att utöka telefontiden även mellan 13.00- 15.00 fr.o.m. november 2006. Men det var inte tillräckligt bra.

Tele-Q innebär att patienterna gör knappval och hamnar rätt, eller kan tala in sina
önskemål. Återbud kan lämnas dygnet runt. Oprioterade remisser sattes upp på väntelistan och kallades inom tre månader. Om en patient ringer själv och beskriver sina problem t ex prolaps, klimakteriebesvär mm får hon tid inom 2-4 veckor. Kommer hon på remiss för samma besvär, har hon tidigare placerats på väntelistan och kallats inom 3 mån.

Sedan vi påbörjat förbättringsarbetet sätts inga pat upp på väntelistan utan får tid direkt. Detta möjliggörs med bättre framförhållning av läkarschema och bevakning av återbud. Vi har testat

• att ändra telefontiderna på olika sätt för att optimera framkomligheten.
• att utökat den totala telefontiden
• att inte rutinmässigt sätta upp pat på väntelistan
• att bevaka återbud till operationer/mottagning för att utnyttja tiden och kalla in pat som kan komma med kort varsel.
• att omfördela tid för planerade operationer. Efter att ha haft 3 op dagar /vecka minskades detta till 2,5 dagar. Den halva dagen reserverades till halvakuta operationer så som VA, Sectio eller abrasio.
• att vara uppmärksam på att det finns operatör och/eller pat att kalla till operation, annars tillbakalämnas den tilldelade op-dagen och op-dagen planeras istället som en mottagningsdag.

Syfte, mål och måluppfyllelse

• Öka telefontillgängligheten så att alla patienter kommer fram och blir uppringda samma dag senast maj 2008.
• Minska 3T tiden till <5 dagar. Senast maj 2008.
• 100% av årskontrollerna efter koniseringar ska göras av barnmorska. Senast maj 2008.
• Minska väntetiden för oprioriterade remisser till 4 veckor. Senast oktober 2008.

Verksamhetschef

Verksamhetschef Helmut Pschera, enhetschef Anna-Karin Lindmark

Tidsplan

2007 - 2008

Projektledarens reflektioner

• Man måste vara som en hök och vara lusfräck för att utnyttja tider och resurser maximalt 
• Öppna för att testa nya saker 
• Ingen är rädd för att komma med nya idéer, vi är en liten grupp som jobbar mot samma mål. Så gott som obefintlig personalomsättning. 
• Förändringar tar tid 
• Vi i gruppen har upptäckt att statistik är roligt, nödvändigt och ”moroten för vårt arbete” 
• Vi kommer att följa statistiken även framöver för att hålla/förbättra våra mål.

Lärdomar – även om problemen verkar vara lika stora och höga som Kebnekajse så går det att förändra till det bättre. Även vid en väl fungerande mottagning så finns det alltid förändringar att göra som leder till ytterligare förbättring. Finns den ultimata mottagningen??

Fortsatt arbete

Vi jobbar vidare med

• kontinuerliga mätningar och bevakningar 
• med att läkarna inte sätter upp patienter på väntelista
• Barnmorska – abort och prev-medel - frigöra läkartider