Färre fel och mindre spring på fastighetsenheten med Lean

Fastighetsenheten har tjänat in runt 57 timmar i veckan på att se över och strukturera om sitt arbetssätt och sina rutiner. Tidsvinsten läggs nu på arbete med energisparande åtgärder.

För de tio man starka arbetslaget har det blivit betydligt lugnare och effektivare sedan man såg över sina arbetsflöden och processer enligt Lean.

Förbättringsarbetet inleddes med en kartläggning av ett problemområde; inkommande felanmälningar. När man analyserade arbetsflöden, hittat tidstjuvar och felkällor och standardiserat sitt arbetsflöde hade man sparat in tid motsvarande nästan två heltidstjänster.

Den tiden läggs nu på arbete med energisparande åtgärder.

Viktigt i Vara kommun, är att avsikten med Lean inte är att man ska jobba snabbare och göra sig av med folk, utan att medarbetarna själva ska komma på hur man kan jobba på ett smartare sätt och att tidsvinsterna t ex kan användas för utvecklins- och kvalitetsarbete.  .

Grundidé och förankring

Vara kommun arbetar för att införa Lean-tänkadet i hela organisationen. Det innebär "ständiga förbättringar" i ett långsiktigt perspektiv och med ett helhetstäkande.  Man arbetar med utveckling för att "allt ska bli rätt från början" och för att eliminera slöserier. Det kan vara att få bort överproduktion, onödiga lager, omarbetarning, onödiga transporter, rörelse och väntan - och så vill man ta tillvara medarbetarnas kreativitet på ett bättre sätt.

På Fastighetsenheten var felanmälningarna ett problem. Det kom anmälningar via telefon, lappar, e-post och fax, när inte kommunens medarbetarna högg tag i personalen i farten och gjorde en felanmälning "när du ändå är här".

Med stöd av kommunens Lean-handledare gjordes en genomgång av arbetsflödena och man kunde mäta hur röran ledde till ineffektivitet. Med nya,  tydliga  och standardiserade rutiner, förenklade kontaktvägar och enklare uppföljning har arbetet blivit oerhört mycket lugnare.

 

Verksamhetschef

Förvaltningschef är Lars Henström

Tidsplan

Exemplet är från 2008