Ett lyft när sekreterarna flyttade ihop på Anestesi- och intensivvårdskliniken

Alla, utom en av sekreterarna som sitter inne på dagkirurgen - sitter idag samlade i stabens lokaler. Det minskar sårbarheten vid frånvaro och semesterar. Nu går det att arbeta över gränserna när det finns behov, det har blivit lättare att sätta sig in i kollegornas arbete.

Rutinerna har ändrats så att alla servar och skriver för hela kliniken. Det har medfört jämnare arbetsbelastning och upplevelsen är att man hinner med på ett annat sätt än tidigare. Det har i sin tur påverkat arbetsklimatet. Varje vecka är det avstämningsmöten som visar hur man ligger till arbetsmässigt och sekreterarna har även börjat arbeta i processer för att utveckla och förbättra arbetsmetoderna.

Grundidé och förankring

Inom anestesi. och intensivvårdskliniken fick alla chefer i uppdrag att diskutera attityder och arbetssätt med sina medarbetare. Att lyfta uppfrågan till en gemensam sidkussion gjorde att man kunde börja jobba med "vi och ni"-känslan och samarbetet i stort.

Ett verktyg i förändringsarbetet var FAS, Förnylese Arbete SAmverkan. Det är ett hjälpmedel för att utveckla arbetsgruppen tillsammans. Alla uppskattade de övningar som som ingick och det satte igång egna processer och aha-upplevelser hos deltagarna.

I det nya arbetssättet ingår processmöten. Det gäller att göra rätt från början. Istället för att sucka över felringningar har man t ex gått till botten med problemet och upptäckt att det stod fel telefonnummer på hemsidan! Prioriterat arbete samlas i gemensamma bråttomlådor. Sekreterarsysslorna har också delats upp i bokning och skrivansvar och byter månadsvis. Det ger bättre överblick över det ”egna” arbete samtidigt som man får ombyte med jämna intervall. Bokningsarbetet på mottagningarna är ofta ett pussel och pyssel med tider och olika typer av besök med flera yrkesgrupper inblandade. Har
man då överblick över väntelistan så är det lättare att ersätta med patienter därifrån att fylla luckorna på mottagningen.Det ger i förlängningen bättre service till patienterna!

Verksamhetschef

Eva Oddby