Bra start för lean-arbetet på demensboende i Sotenäs kommun

En av vårdavdelningarna på ett demensboende i Sotenäs har startat sitt konkreta lean-arbete med att se över extraarbetet och det "spring" som uppkom genom att förrådet var allas och ingens ansvar.

Nu har det blivit bättre ordning inom alla områden som diskuterats under kartläggningen, man slipper dubbelkontroller beroende på en tydlig arbetsfördelning, man känner att arbetet blir bättre utfört och det har inneburit en säkerhet och trygghet för de boende. Arbetsgruppen känner mindre irritation och man har fått ökat självförtroende genom att kunna påverka. Dessutom blev det tydligt hur viktigt det är med uppföljningar. Här är några av de lärdomar som gruppen delade med sig av efter 90 dagar med det nya sättet att jobba:

• Vi har gjort våra rutiner tillgängliga för andra
• Tiden har behövts för att förstå Lean
• Delaktighet och att kunna påverka har varit positivt
• Alla har varit engagerade i projektet
• En liten förändring som t ex nyckelband kan ge en stor förbättring
• Har haft en positiv inverkan på stämningen

Dessutom känner alla att det fanns många andra förbättringsområden att ta tag i!

Grundidé och förankring

Det konkreta leanarbetet på en vårdavdelning på ett demensboende startade med en första kartläggning av ett arbetsflöde. I samråd mellan enhetschef samt personal beslutades att man skulle analysera hur påfyllning av förbrukningsartiklar gick till. Det rörde sig bl a om pappersdrag till sängar, plasthandskar, handsprit, tvättlappar, hygienartiklar osv. Problem till grund för vald process var att personalen upplevde själva att de ”sprang” mycket för att hämta saker som fattades i omvårdnadsarbetet, man var tvungen att lämna omsorgstagaren under arbetet, och att detta i sin tur skapade oro och frustration hos både omsorgstagare och personal.

Analysen av "nu-läget" visade att det överhuvudtaget inte fanns ngåra rutiner för att fylla på förrådet, det var ren tur om material fanns på plats och allt hängde på att alla faktiskt tog ansvar för det. Det fanns i stort sett heller inga förvaringsytor på toaletterna där arbetet oftast utfördes, vilket i sin tur gjorde att personalen ständigt fick hämta material från ett storförråd beläget i avdelningens korridor. Det blev också tydligt att detta arbetssätt skapade merarbete, i form av att när man lämnar en dement omsorgstagare så inträffar en del ”olyckor” om personal inte är närvarande.

Gruppen kom fram till att de hade 8 % ”rätt från början”, en processtid som visade att man lade ner minst 5 timmar och som mest över 6 timmar i veckan på detta att hämta material som fattades. Utöver fanns dessutom en väntetid på upp till 35 timmar.

Gruppen diskuterade sig fram till 8 handlingsplaner för att komma tillrätta med bristerna de upptäckt. De satte upp mål och hur det skulle se ut när målet var nått. Avstämning gjordes 30, 60 och 90 dagar från kartläggningen.

Under förbättringsarbetet fick gruppen upp hyllor inne på toaletterna för material, för att slippa lämna vårdtagarna. Redan där upplevde alla att springet hade minskat dramatiskt.

De skapade rutin för beställning av hygienprodukter via apoteket. De införskaffade nyckelband till nyckelknipporna, därmed glömdes inga nycklar i skåp längre, osv.

 

Tidsplan

2009