Långsiktig hållbarhet i projekt

Nya projekt dras ständigt igång. Pengar ges till projekt för bättre hälsa, ökad jämställdhet, friskare arbetsplatser och så vidare. Men hur gör man för att projekt verkligen ska göra skillnad? Hur gör man för att resultaten inte ska falla i glömska så snart projektet är avslutat? Lennart Svensson, professor i sociologi vid Linköpings universitet, har tillsammans med en grupp forskare studerat hur man skapar långsiktig hållbarhet i projekt. Här delar han med sig av sin kunskap på området.

Lennart Svensson menar att anledningen till att utvecklingsarbete många gånger bedrivs i projektform inte beror på att det är det bästa sättet att organisera arbetet utan på att finansieringsformen är populär. Men det går såklart att organisera projekt på sätt som kan bidra till att det blir framgångsrika. En betydelsefull faktor handlar om styrningen av projektet. Lennart Svensson talar om ett aktivt ägarskap:

– Projekt som startas av opportunistiska anledningar, som att ledningen vill visa att de gör något bra, är helt meningslösa. Det är viktigt att projektet är efterfrågat av ledningen och en del av en långsiktig utvecklingsstrategi. Det krävs en aktiv medverkan från ledningen och de måste dels vara beredda att avsätta tid till projektet, dels vara medvetna om vad projektet innebär för de själva och för förändringar i organisationen. Vid bedömningen av projektansökningar är det därför viktigare att prioritera ägarskap framför målformuleringar.

Delaktighet och förankring

Lika viktigt för långsiktig hållbarhet som stöd hos ledningen, är förankring och delaktighet från den övriga organisationen. Lennart Svensson berättar om en arbetsplats där brist på just detta ledde till att projektet misslyckades:

– Det var en arbetsplats där projektet genomfördes i enbart en liten, isolerad grupp. Det skapade avundsjuka bland övriga anställda och de ville inte använda sig av de kunskaper som projektet resulterade i.

Om fler är delaktiga i projektet är det också fler som kan föra projekttankarna vidare. För höga krav på delaktighet kan dock få negativa konsekvenser. Projektet kan upplevas som en ytterligare belastning till en redan stressig arbetssituation. Därför bör ett aktivt deltagande kompletteras med ett representativt sådant. Istället för att en hel avdelning deltar i varje aktivitet, så utses en representant från avdelningen.

Ömsesidigt lärande

Lennart Svensson lyfter även fram det ömsesidiga lärandet som en viktig faktor för ett framgångsrikt projekt. Lärstrategier är ett begrepp som han återkommer till under intervjun. Lärandet kan ske genom dialog och löpande rapportering och genom spridning av resultat. Genom lärstrategier som bygger på reflektion skapas ny kunskap som kan användas till att fatta nya beslut, istället för att man följer en projektplan till punkt och pricka. Lennart Svensson förklarar: 

– Eftersom ett projekts utveckling inte går att förutse, måste det bygga på en lärande process. Man måste få tänka om under projektets gång, störa och ställa kritiska frågor.

Lärande genom utvärdering

Utvärdering under projektets gång kan fungera som en lärstrategi. Genom en så kallad processinriktad utvärdering, som innebär att utvärderingen sker löpande under projektettiden, börjar man redan från starten att reflektera över vad man vill uppnå med projektet och hur resultaten kan användas. 

– När man påbörjar ett projekt är det viktigt att tänka på vad resultatet ska användas till, att man tänker på hela kedjan. Det måste finnas en plan för hur erfarenheter och kunskap ska användas efter projekttiden.