Uppstart och förankring

Nu ska organisationen skapa kraft och driv i arbetet.

Syfte

Att skapa de bästa förutsättningarna i organisationen för att arbeta så framgångsrikt som möjligt i utvecklingsarbetet.

Mål

Att skapa en organisation i form av projektgrupp, styrgrupp och eventuellt referensgrupp för hälso- och arbetsmiljöarbetet som är i fas med den övriga verksamheten. Upprätta startdokument som projektdirektiv, projektplan, kommunikationsplan och utvärderingsplan för hälso- och arbetsmiljöutvecklingen och förankra och sprida kunskap till berörda i organisationen.

Beskrivning av steget

Styrgrupp - projektgrupp
För att utveckla hälso- och arbetsmiljöarbetet kan det vara en fördel att driva arbetet i projektform och på så sätt få extra fokus på frågan under en tid. Vår erfarenhet säger att det är mest framgångsrikt att representanter från ledningsgruppen fungerar som styrgrupp. Det förenklar också arbetet när arbetssättet ska implementeras i verksamheten.

Projektgruppen föreslås bestå av chefer och personalrepresentanter eller fackliga ombud som har god kännedom om hela organisationen. Projektledaren bör ha mandat och förtroende både bland chefer och medarbetare, kunskap och intresse av arbetsmiljöfrågor.

Vid behov kan man bilda en referensgrupp med interna eller externa intressenter, till exempel företagshälsovård, fackliga representanter eller experter från olika områden.

Projektdirektiv
Ledningsgruppen utformar en tydlig, gemensam värdegrund. Här beskrivs mål och syfte med deltagandet samt roller och ansvarsfördelning i det kommande arbetet. Projektdirektivet ligger till grund för hur projektgruppen ska driva och fördelat sitt arbete.

Projektplan
Man upprättar en projektplan som beskriver hur organisationen kring utvecklingsarbetet ska se ut. Den ska också inkludera de personella och ekonomiska resurser man tänker avsätta i arbetet.

Kommunikationsplan
För att strukturera kommunikationsflödet i organisationen utformas en kommunikationsplan. Den beskriver vilka som ska informeras, vilken typ av information som ska ges, när det ska ske samt vilka forum och kanaler man planerar använda sig av för att skapa delaktighet.

Utvärderingsplan
För att i ett tidigt stadium planera för uppföljning och utvärdering upprättas en plan för hur utvecklingsarbetet ska följas upp och utvärderas. Här förtydligas syfte och mål med uppföljning och utvärdering samt vilka som ska följa upp/utvärdera, på vilket sätt (kvalitativt och/eller kvantitativt) och när ska det ske. Mer information finns i beskrivningen av steget Utvärdera.

Skapa delaktighet bland medarbetarna
AFA Försäkrings arbetssätt bygger på delaktighet från både medarbetare och chefer. Ju fler involverade och ju bredare engagemang, desto större chans att lyckas. Därför är det av största vikt att syfte, mål och varför man har valt att utveckla sitt hälso- och arbetsmiljöarbete kommuniceras till hela organisationen. Vi rekommenderar informationsträffar och seminarier. Även intranät och personaltidning är bra informationskanaler.

Tillbaka till Guidens startsida