Från konflikt till samarbete i Torshällas fastighetsbolag

I fika- och mötesrummet på kommunägda Torshälla Fastighets AB hänger en vit tavla med ett antal personlighetsstilar beskrivna. Varje personlighet representerar en eller flera av medarbetarna och har mejslats fram genom en personlighetsundersökning som alla i företaget har gjort. Tanken är att de anställda dagligen ska påminnas om att de är olika och att det påverkar samarbetet.

Tavlan är ett synligt resultat av drygt ett års arbete med att förebygga och ta tag i konflikter innan de växer sig för stora. I dag är personalen mer medveten om hur var och en agerar när de inte kommer överens och alla törs ta tag i oklarheter. Cheferna har insett hur viktigt det är med ett tydligt ledarskap och de korta sjukskrivningarna på grund av psykisk ohälsa har gått ner.

– I början fanns en skepsis till att jobba med konflikter. Det har tagit tid att se resultat, men nu när vi börjar se den röda tråden i arbetet så är det en positiv inställning över lag, säger Anders Orre, fastighetsförvaltare, säkerhetsansvarig och den som varit drivande i konfliktarbetet.

Hela företaget måste involveras

När han började på företaget som arbetsledare för drygt fem år sedan fanns så stora motsättningar i en av arbetsgrupperna att det påverkade både arbetsmiljön och verksamheten negativt. Samtidigt fick företaget lågt betyg när det gällde förmågan att förebygga och hantera konflikter, både i de årliga medarbetarenkäterna och i en undersökning om trygghet och säkerhet på arbetet.

Anders Orre insåg att han behövde göra något. Via Företagshälsovården fick han kontakt med en beteendevetare som hjälpte till att lösa den akuta konflikten, men efteråt var det uppenbart att samarbetet inte fungerade så som det borde. För att förebygga att något liknande hände igen insåg de att hela företaget måste involveras, från vd och till första linjen. Via moderbolaget fick de tips om att testa modellen ”robusta samarbetskulturer”, som tagits fram vid Göteborgs universitet.

Målet med robusta samarbetskulturer är att förebygga konflikter genom att maximera förutsättningarna för ett riktigt bra samarbete. Dels genom att det inte finns några hinder inbyggda i organisationen, till exempel ska företagets mål vara tydliga och belöningssystem rättvisa. Dels genom att maximera förutsättningarna för god kommunikation, till exempel genom att det finns forum där det är lätt att ta upp irritationsmoment och att ledningen fattar transparenta beslut. Om tvistefrågor ändå inte kan lösas måste ledningen ha mandat att avsluta gryende konflikter, även om en eller flera parter motsätter sig lösningen.

Smart träna konflikthantering i fredstid

För några år sedan finansierade AFA Försäkring ett projekt där fem verksamheter inom kommun- och landstingssektorn fick hjälp att jobba med modellen robusta samarbetskulturer. Under två års tid fick de utbildning och vägledning för att kartlägga sina styrkor och svagheter samt lägga upp en strategi för hur samarbetet skulle växa.

– Meningsmotsättningar är ofrånkomliga på arbetsplatser. Alla vet det, men få erkänner att det händer i den egna organisationen. Är det något som stör hoppas man att det ska gå över av sig själv, eller för att en medarbetare slutar eller en ny chef börjar. Men det är önsketänkande. Därför är det smart att träna konflikthantering i fredstid, i stället för att vänta tills det råder inbördeskrig, säger Karin Lindgren, arbetsmiljökonsult vid KFS, som var en av dem som hjälpte företagen att lära sig robust samarbete.

Hennes erfarenhet från projektet var att det fanns ett stort intresse från företagen, men att upplägget var för ambitiöst. Arbetet får inte ta för mycket tid från den dagliga verksamheten. I projektet gjorde några företag ett omfattande arbete, medan det i andra delvis rann ut i sanden. Utifrån denna lärdom har Karin Lindgren provat att göra enklare varianter, bland annat tillsammans med Torshälla Fastighets AB.

Visste inte vad företaget hade för mål

När de kartlade företagets styrkor och svagheter visade det sig att bristerna fanns både i företagets organisation och i förmågan att kommunicera med varandra. Medarbetarna visste inte vad företaget hade för mål eller hur de skulle uppnå dem. Så länge det var oklart var det öppet för var och en att göra sin egen tolkning och det ledde ofrånkomligen till motsättningar.
Därför började ledningen med att förtydliga vilka mål företaget har och hur de ska uppnås, samt tydliggjorde medarbetarnas roller – vilket ansvar, vilka skyldigheter och befogenheter var och en har.
Både chefer och medarbetare gjorde personlighetstestet för att öka förståelsen för varför de agerar och kommunicerar som de gör. Flera i personalen hade upplevt externa konflikter med boende i fastigheterna som företaget förvaltar, så polisen bjöds in för att berätta hur man pratar utan att förvärra motsättningar.

Pratar samarbete istället för konflikter 

De har också inrättat rutiner där varje möte avslutas med punkten ”finns det några oklarheter?” och kommit överens om att tvistefrågor ska lyftas inom ett dygn. All personal har varit med på alla aktiviteter. Totalt har de lagt en knapp arbetsvecka på de olika momenten. Därutöver har de vävt in konflikthanteringen på ordinarie personalträffar och möten.

Anders Orre tycker att de blivit bättre på att ta tag i potentiella konflikter tidigt, även om de har mycket kvar att jobba på.

– En styrka med den här modellen är att arbetet varit systematiskt med kartläggning, insatser och uppföljning. Det har också varit bra att vi fokuserat på de delar som passade oss. Vi har utgått från hur företaget ser ut och valt att göra arbetet så konkret som möjligt. Modellen bygger på en teori om hur konflikter stegvis eskalerar, men sådant har vi inte fördjupat oss i för det blir för komplicerat, säger han.

Nu börjar arbetet med att hålla allt de lärt sig levande och det är den vita tavlan i fika- och mötesrummet en påminnelse om.

– Vi har börjat bygga en känsla av samhörighet i företaget och det vill vi jobba vidare på. Nu pratar vi inte längre om konflikthantering. Vi har tagit oss ur konfliktträsket och vänt det till något positivt, nämligen samarbete. 

Lästips:
Handbok för robust samarbete finns att ladda ner på www.kfs.net

Vill du läsa mer om arbetsmiljö och hälsa?

Prenumerera på suntlivs nyhetsbrev!