Recept på ett bra möte
Publicerat:21 december 2009
Författare:Sari Eliasson
Viktiga ingredienser för ett lyckat möte: ett stort mått planering, ett tydligt syfte med mötet, mötesdeltagare som tillåts vara delaktiga och stor försiktighet med envägskommunikation!
I nya Möteskokboken bjuder Erik Mattson, moderator och föreläsare, och Anna Jöborn, forskningsledare, på sina recept för att skapa goda möten. De har själva under många år arbetat som moderatorer och mötesledare.
Under åren växte sig pärmarna med anteckningar kring de olika mötestekniker de brukade använda sig av allt tjockare. De båda författarna, som också är gifta med varandra, tyckte det saknades en konkret och tydlig handbok för att skapa bra möten och bestämde sig därför för att skriva en själva. Det blev till slut två böcker, Möteskokboken 1 och 2.
– Vi vet att metoderna vi presenterar fungerar eftersom vi själva använt dom i många olika sammanhang, säger Erik Mattsson.
Böckerna riktar sig till mötesledaren och har ett direkt tilltal. Målgruppen är mellanchefer och projektledare som ofta håller i möten i sitt arbete. I den första delen handlar det om förhållningssätt som mötesledare och så presenteras 30 grundtekniker för att skapa bra möten. I den andra delen kombineras de olika grundmetoderna till mötesrecept i olika svårighetsgrader.
– Vi vill avmystifiera mötesledandet. Det är faktiskt ganska lätt att skapa bra möten! säger Erik Mattsson.
Tydliga mål
Han tycker att det finns en slarvig möteskultur idag. Han arbetar ofta med företag och organisationer som ständigt pratar om hur viktigt det är att vara kostnadseffektiva men sen utan närmare eftertanke kan dra ihop 400 personer från hela landet till ett möte som inte är förberett alls.
– Där utsätts dom för en heldag av envägskommunikation från ledningen, ofta i form av en powerpointpresentation, information som lika gärna kunde tagits på intranätet. Tänk på vad det kostar! Ett bra möte borde ju betyda att människor verkligen möts och pratar med varandra, menar han.
Så hur skapar man då dessa bra möten? Det absolut viktigaste är att ha ett tydligt mål som alla känner till. Vad ska vi ha åstadkommit när mötet är slut.
– Alltför ofta samlar man lite folk för att ”prata lite”, oklart om vad, men det är ju bra att träffas. Då är det inte så konstigt att mötet blir både långrandigt och luddigt, menar Erik.
Som mötesledare är det viktigaste att få deltagarna aktiva och synliga. Det kan göras på många olika sätt. En metod Erik ofta använder sig av är ”blixtintervjun”. Då intervjuar han deltagarna. Istället för att grupp efter grupp får redovisa resultat av sitt grupparbete på ett blädderblock, ställer han frågor och ”leker journalist”. Det blir ofta mycket roligare redovisningar då.
Inte glänsa själv
Mötesledarens viktigaste uppgift är att få de andra mötesdeltagarna att synas och höras – inte att glänsa själv. Det här kan bli ett problem eftersom det ofta är chefen på en arbetsplats som också är mötesledare. En del chefer tar för mycket plats själva och kan behöva lära sig att backa lite för att få sina medarbetare att glänsa istället. Själva idén med att ha möten är ju att få ta del av allas åsikter och tankar för att kunna nå ett bättre resultat än man skulle åstadkommit helt ensam, menar Erik.
Sen finns det ju förstås också mötesdeltagare som aldrig vill sluta prata. Där måste man som mötesledare ta sitt ansvar och just leda mötet - avrunda och gå vidare till nästa person eller grupp. Ett bra sätt kan vara att tillsammans göra upp om mötesregler man förbinder sig att följa. Då kan man alltid referera till dem. För att få maratonpratarnas motsats, de blyga, mer delaktiga kan man använda sig av en ”dialogvägg”.
Alla mötesdeltagare informeras i början av mötet om att det finns en dialogvägg där de kan lämna kommenterar skriftligt. På vita tavlan, ett blädderblock eller liknande, skriver mötesledaren upp rubriker som t ex ”Förslag” eller ”Bra sagt under dagen”. Sedan får deltagarna skriva ner sina tankar på lappar som sätts upp under rubrikerna. Vid ett eller flera tillfällen under mötet läser mötesledaren upp de synpunkter som kommit in.
Inte sitta av
Sen är det också viktigt att bjuda in rätt personer till mötet. Ofta kallar man för många, även personer som kanske inte alls är berörda av frågorna man tänkt ta upp. Det beror nog i allmänhet på en god demokratisk tanke tror Erik, men det kan verkligen suga energi ur ett möte om flera deltagare är med och ”sitter av tiden”, utan att egentligen ha något med det som diskuteras att göra.
– Vi vill väcka lusten och modet att våga prova hos mötesledaren, säger Erik. Kan man följa ett recept, kan man också komponera ihop ett bra möte. Och eftersom så många är vana vid dåliga möten är det också väldigt tacksamt om man som chef och mötesledare istället bjuder på ett som är bra. Det krävs inte så mycket för att överraska och det behöver inte vara så svårt – det är det vi vill visa med boken!