Svårt prata om stress vid medarbetarsamtal

Medarbetarsamtal är vanligast inom offentlig sektor och de som har haft medarbetarsamtal är mer tillfredsställda med jobbet. Men ny forskning visar att frågor om stress och balans i livet är svåra att hantera på ett bra sätt i samtalen.

Åtta av tio personer inom offentlig sektor har haft medarbetarsamtal under det senaste året. Medarbetarsamtal är något vanligare i offentlig sektor än i privat. De som får medarbetarsamtal känner sig mer tillfredsställda när det gäller faktorer som delaktighet, målstyrning, ledarskap och kompetensutveckling. Det visar en aktuell undersökning med tusen personer från CMA Research, som bland annat arbetar med medarbetarundersökningar.

Men även om medarbetarsamtal har positiva effekter så visar aktuell forskning att samtalen inte är något självklart recept för anställdas välmående.

Medarbetarna tar tillbaka

Samtalsforskaren Erica Sandlund och hennes kollegor vid Karlstad universitet har på tre företag filmat medarbetarsamtal, intervjuat deltagarna och låtit alla anställda svara på enkäter om medarbetarsamtal, inom ramen för ett projekt om jämställdhet i arbetslivet.

– Samtalen föreföll väldigt lättsamma och trevliga, men när vi analyserade dem noggrannare såg vi helt andra saker. Cheferna använde omedvetet samtalen till att befästa normer om att en medarbetare förväntas vara stresstålig, flexibel och tillgänglig, säger Erica Sandlund.

Det gjorde att de medarbetare som först tog upp frågor om att de var stressade eller hade svårt att få ihop livspusslet senare ägnade stor kraft åt att ta tillbaka det de sagt, till exempel genom att släta över och säga att det bara är just nu som de är trötta.

– Att ta upp privata saker som frågor om balans i livet var inget problem så länge det inte fanns någon obalans, säger Erica Sandlund.

Det fanns flera anledningar till att det blev så här. Medarbetarsamtalen hade ett otydligt syfte, det var inte klarlagt vad de skulle handla om. Normer om den idealiska medarbetaren och sättet som frågorna formulerades på skapade en makrelation där medarbetaren sökte efter det rätta svaret. Dessutom kan medarbetarsamtalet vara kopplat till lönesamtalet och då är det en risk att prata om problem eftersom det går stick i stäv med att marknadsföra sig som en kompetent och god medarbetare.

Riskzon för kvinnor

 
– Vi frågade vad både chefer och medarbetare tyckte om att beröra frågor om stress och balans mellan arbetsliv och privatliv. Cheferna var mest positiva och kvinnliga medarbetare mest kluvna. Medarbetarsamtalet kan bli en riskzon för den som har huvudansvaret i familjen, säger Erica Sandlund.

Konsekvensen av det här är att medarbetarsamtalen inte fyller det syfte som man tror och att strukturella problem lämnas olösta.

– Samtalet riskerar att bli ett spel för gallerierna. Vill man ta reda på hur medarbetarna har det måste man höja nivån på medarbetarsamtalen, säger Erica Sandlund.

Hon har några råd för att minska risken för att medarbetarsamtalen tar fel vändning. Först och främst gäller det att både chefen och medarbetaren är överens om vad som är syftet med samtalet. Under själva samtalet behöver man som chef backa och låta medarbetarna prata. I studien pratade cheferna mycket och besvarade ibland själva sina frågor. Det gäller att använda öppna och tydliga frågor, lyssna in och ställa följdfrågor. Om en medarbetare avslöjar ett problem är det viktigt att lyfta upp det och se till att organisationen tar sitt ansvar för situationen.

Som chef behöver man också vara försiktig med vilka perspektiv och värderingar man lägger in i samtalet. Säger man i en glad och skämtsam ton att ”här springer vi som skållade råttor” så påverkar det medarbetarens svar om stress. Samtalet fungerar också bättre om man väver in frågorna i dialogen än om man läser dem innantill från ett papper.

– Men ansvaret ligger inte bara på chefen. Det är lika viktigt att medarbetarna också är förberedda. Det finns ofta en övertro på att chefen själv kan göra samtalet framgångsrikt, men det är en gemensam produkt där man bygger på varandras utsagor, även om chefen har större makt och på så sätt påverkar medarbetaren, säger Erica Sandlund.

Gruppdiskussioner kan vara bättre

Det kan också vara värt att fundera på om man kan komplettera medarbetarsamtalen med gruppdiskussioner om känsligare frågor som arbetstid, flextid och stress.

– Då behöver det inte bli så individuellt hotande. Det här skulle jag vilja undersöka men hittills har vi inte fått tillträde till någon arbetsplats där vi kunnat göra det.

Erica Sandlund betonar att hon inte är emot medarbetarsamtal.

– Jag tror att sådana forum är viktiga, men de skulle kunna nyttjas bättre med mer kunskap om vad som händer i samtalen. Man får inte glömma att det finns en genusproblematik när man osynliggör livspusselfrågor, som framför allt drabbar kvinnor. Det vore intressant att studera medarbetarsamtal på kvinnodominerade arbetsplatser inom den offentliga sektorn och se om de fungerar annorlunda där.