– Nu kan jag göra skillnad för dem jag går hem till. Det är arbetsglädje, säger Annika Wretman, i hemtjänsten i Skönsmon i Sundsvall, där de själva planerar sitt arbete. Det ger bättre service – och arbetsmiljö.
Sonja sitter i sitt kök på fjärde våningen i ett hus i Skönsmon, ett bostadsområde i Sundsvall. Intill henne sitter Annika Wretman.
– Sonja och jag är vänner, säger Annika Wretman och ger Sonja en kram.
– Nu när jag inte har så många att besöka, så kan jag skapa relationer på ett helt annat sätt. Känner man den man ska hjälpa så gör man ett bättre jobb. Jag är ju utbildad undersköterska. Nu känner jag att jag har nytta av min utbildning.
Sonja behöver hjälp flera gånger per dag. Idag fungerar den hjälpen bra.
Det är Annika Wretman och en kollega till henne som är mest hos Sonja. De har varsitt schema som täcker en stor del av den tid hon behöver hjälp.
– De känner mig och går här som om de vore hemma. Nu behöver jag inte tala om var kastrullerna står varje gång. Och vill jag inte duscha på tisdag som vi planerat, för att jag inte mår bra, så kan Annika hjälpa mig en annan dag, säger Sonja.
För inte så länge sen var det inte samma kvalitet på stödet.
– Då var det nya som kom hela tiden. Man finner sig i det också, men det gick ju inte att ändra någonting i planeringen.
Den trygghet Sonja upplever idag är resultatet av ett helt nytt synsätt på hur man ska organisera arbetet i Skönsmons hemtjänst. Och det är Annika Wretman och hennes arbetskamrater som skapat detta nya sätt att arbeta.
Kundens behov i centrum
Idag jobbar de med kundernas behov i centrum. Och kundernas starkaste önskemål är kontinuitet och trygghet i hjälpen från hemtjänsten.
Hemtjänstens anställda arbetar nu i tre mindre daggrupper, och en nattgrupp, med nio personer i varje. Varje grupp lägger sitt eget schema, både över en sex-veckors period och dag för dag. Personalen jobbar i par, där varje par är gemensamma kontaktpersoner för fem kunder.
Antalet personer runt varje kund har på detta sätt minskat från ett snitt på omkring 25 per månad, till ett tiotal.
Varje morgon träffas den egna gruppen och går igenom sina kunders behov för dagen. Många har hjälp flera gånger på en dag. Den geografiska närheten mellan de kunder som hör till ens egen grupp gör det lättare att gå eller cykla emellan, starta en tvätt hos någon och komma tillbaka lite senare för att hänga den, ta ut mat ur frysen på morgonen och laga maten lite senare på dagen.
Kunderna kan ringa sina kontaktpersoner, och det har minskat de larm som ofta upplevdes som väldigt störande tidigare. En stor del av larmen gällde inte akuta situationer utan berodde mer på den otrygghet som det gamla systemet skapade hos sina kunder.
Kostar inte mer
Det här måste väl kosta mer pengar, kan man tro. Nix, det har inte blivit dyrare. Och besöken tar inte längre tid, tvärtom lite mindre tid. Dessutom har de anställdas sjukfrånvaro sjunkit en aning.
Det nya arbetssättet är ljusår från den tidigare stressen när alla 33 anställda skulle hjälpa de ca 100 kunderna i hela området. En person arbetade heltid med att placera ut de anställda hos kunderna varje dag. Ingen hänsyn togs till kontinuitet, och personalen visste inte på morgonen vilka de skulle besöka just den dagen.
Nu känner jag att jag har nytta av min utbildning
När Kristin Eriksson och hennes arbetskamrater skulle skapa det nya arbetssättet i Skönsmons hemtjänst gjorde de många listor och ritningar.
– Vi försökte göra ett så bra jobb som möjligt. Men systemet motarbetade våra ambitioner och kunderna var missnöjda, säger Kristin Eriksson, som jobbar i Skönsmons hemtjänst.
Hon ingick i den ursprungliga grupp på nio anställda som arbetade fram det nya arbetssättet, våren 2012.
Vanguardmetoden en variant av lean
Det är Vanguardmetoden som ligger till grund för omorganisationen. Metoden är en variant av lean, som en engelsk organisationspsykolog har vidareutvecklat för att passa tjänsteorganisationer.
Det handlar om att se verksamheten ur ett brukar- eller kundperspektiv. Vilka är deras viktigaste behov och hur kan man skapa en organisation som möter de behoven? Medarbetarna själva ska kartlägga dessa behov, och bygga en ny organisation med kunderna i fokus.
-Det finns ett sug efter ett nytt sätt att jobba i hemtjänsten, säger Åsa Swan, verksamhetsutvecklare i Sundsvalls socialtjänst.
Åsa Swan, verksamhetsutvecklare i Sundsvalls socialtjänst, tog metoden och två konsulter från Danmark till Skönsmons hemtjänst.
– Vi behöver nya arbetssätt för att möta framtidens utmaningar, säger Åsa Swan. Allt fler äldre behöver hemtjänst, och pensionsavgångarna gör att vi behöver anställa nya. Då gäller det att vara en attraktiv arbetsgivare.
I Sundsvall frikopplades nio hemtjänstanställda för att jobba fram ett nytt arbetssätt. De fick fem veckor på sig, och ytterligare tre veckor för att testa det nya arbetssättet i liten skala.
Fick stöd av vanguardkonsulterna
De fick förstås stöd av konsulterna. Men hela idén var att de själva, med sin kompetens och sina erfarenheter, skulle komma fram till en modell som fungerade för dem och deras kunder. Så konsulterna drog sig undan alltmer.
– Det var väldigt frustrerande ibland. Å andra sidan lade det grunden för lösningar som var baserade på verkligheten, eftersom vi var de som bäst kände till den, säger Kristin Eriksson.
Under hösten 2012 började de nio använda den nya modellen i verkligheten. Ett år senare infördes den för alla i Skönsmons hemtjänst. Och i januari 2014 tog kommunen beslut om att införa modellen i hela kommunens hemtjänst, totalt 14 grupper, något som beräknas ta två år. Kristin Eriksson och en kollega till henne kommer att fungera som handledare, tillsammans med en konsult från Vanguard.
Sundsvall håller på att bli rikskänt för sitt arbete. De har fått många besök från både rikspolitiker, Kommunal och SKL, och Åsa Swan och Kristin Eriksson har berättat om arbetet på mässor och i andra kommuner.
För Kristin Eriksson har arbetet med Vanguardmetoden inneburit en stor förändring – inte bara i arbetet, utan också på det personliga planet. Hon hade tidigare en bild av sig själv som ganska blyg och försiktig.
– Min svensklärare från högstadiet sade att jag aldrig skulle lära mig prata inför en grupp. Hon skulle se mig nu. Människor kan förändras, säger hon.
Och organisationer också, kan man tillägga.
Så här gjorde Skönsmons hemtjänst
- De började med att intervjua kunderna och fråga sig själva: vad är viktigast för kunden?
- Det viktigaste för kunderna var, att inte så många olika personer kom hem för att hjälpa dem. Utifrån det formulerade de syftet med verksamheten, utifrån kundens perspektiv: ”Ge mig det stöd jag behöver så jag kan klara mig själv och uppnå livskvalitet”.
- Gruppen kartlade också arbetsprocessen i sin del av hemtjänsten. Gruppledaren kartlade sin del.
- De kom fram till att de utfördes väldigt mycket arbete innan kunden fick hjälp, och skrev ner de slöserier de kunde identifiera i systemet.
- Gruppen började testa en ny modell för hur arbetet skulle kunna organiseras. Bland annat gjorde de nya scheman.
- De utarbetade också nya mätsystem för att mäta det som kunderna verkligen ville ha. Nu sammanställer områdeschefen varje månad statistik om bland annat de här sakerna:
Kontinuiteten. Hur många personer som varit hos kunden
Nöjdhet. Varje kund får sätta betyg med hjälp av en femgradig skala
Antalet larm som kunderna gjort, och vad larmen gällt.
Sjukfrånvaron hos de anställda.