Guppigare men snabbare för åtta västerbottenskommuner

"Vi kommer att arbeta mer med delaktighet, så att medarbetarna får påverka. Resan kan bli guppig och orolig, men vi går i mål snabbare.” ”Det är lätt att bli hemmablind men vi har fått syn på den egna kommunens svagheter och styrkor genom mötena med kollegor.” Detta är några röster från åtta små kommuner i Västerbotten, där sammanlagt ett 50-tal chefer och handläggare under ett år har deltagit i ett utvecklingsprogram om ledarskap och organisation.

Programmet, ”Friska verksamheter”,  har varit en kombination av utbildning av nyckelpersoner och förändringsarbete.Idén till satsningen dök upp 2008 när SKL och de fackliga parterna i samverkan gav avdelningen för Arbetsmiljöutveckling vid AFA Försäkring i uppdrag att utveckla ett sätt att arbeta gemensamt med ett större antal små kommuner med hög sjukfrånvaro, i stället för att stödja varje kommun separat i deras arbetsmiljöarbete. Det blev ett utvecklingsprogram för åtta kommuner. Sex chefer och handläggare från varje kommun deltog i en tredagarsutbildning vid fyra tillfällen. Genom att ha med flera nyckelpersoner från varje kommun ville man underlätta för programmet att få effekt.

En grund för programmet var kunskap från forskningsprojektet ”Hälsa och framtid”, finansierad av AFA försäkring, som handlar om vad som kännetecknade arbetsplatser med låga sjukskrivningstal. Projektet finns sammanfattat i skriften Nycklar till friska företag (Prevent) och fyra nycklar som varit en röd tråd är ledarskap, delaktighet, kommunikation och synen på hälsa och sjukskrivningar.

En helt central del i Friska verksamheter var att utbildningsdeltagarna skulle bedriva förändringsarbete i den egna kommunen utifrån insikter och färdigheter de fått under programmet gång. En annan viktig del var att deltagarna hade med sig problem och utmaningar från sin egen verksamhet till utbildningarna. De fick lära sig att stödja varandra att komma vidare med hjälp av konsultativa samtal, ett slags hjälp till självhjälp.

En del kommuner valde att låta flertalet deltagare komma från ett fåtal tunga förvaltningar, för att öka chanserna för genomslag där. Andra valde tvärtom att sprida deltagarna inom många områden, för att få mesta möjliga spridning för kunskap och idéer från utbildningen.  I varje kommun träffade utbildningsdeltagarna under programtiden kommunchefen, personalchefen och en facklig företrädare, för att arbeta fram hur kommunen skulle dra nytta av det. Kommuncheferna, personalcheferna och de fackliga företrädarna träffades också flera gånger för att utbyta erfarenheter kring hur man använde sig av Friska verksamheter.

Få medborgare på stor yta

Sju av Västerbottens elva inlandskommuner deltog: Lycksele, Storuman, Sorsele, Åsele, Dorotea, Vindeln och Vännäs. Av kustkommunerna deltog Nordmaling.  Tre hör till landets allra minsta kommuner med runt 3.000 innevånare, störst har 12.000 – sammanlagt  för alla åtta: 48.000 innevånare!  Samtidigt hör flera till landets största till ytan: fem är var för sig större än hela Blekinge, två är jämnstora med Sörmland. Tillsammans är de åtta kommunerna större än hela Småland och Halland tillsammans.  Glesast av dessa glesbygdskommuner är Sorsele med 2.700 innevånare på en yta lika stor som Västmanland!

De här jämförelserna säger kanske något om de speciella utmaningar som deltagarna står inför. Och därtill kommer att flera av kommunerna legat i topp när det gäller sjukskrivningar.

”Förstärker det vi redan gör”

I början av november deltog ett 60-tal deltagare från de åtta kommunerna  i en programavslutning i Lycksele, som ligger mitt i Västerbotten och därför varit kursort under utbildningen.  Och genomgående var deltagarna mycket nöjda med hur programmet bidragit till såväl deras utveckling som individer som till kommunens utveckling. Många lyfte fram att samarbetet i de nätverk mellan kommunerna som vuxit fram kommer att fortsätta

Det här är bara början på en längre resa, det mesta arbetet återstår när det gäller att verkligen förverkliga förbättringar.  En av flera som underströk detta var Hans Nyman, kommunchef i Åsele. I hans kommun deltog sex chefer,  vilket är 25 procent av alla chefer i kommunen.

– När vi gav oss in i detta tänkte vi att vi skulle jobba smart och inte skaffa oss fler spår, utan arbeta samtidigt med friska verksamheter, ett samverkansavtal och våra verksamhetsmål.  Vi kraftsamlar och förstärker det vi redan gör, med de redskap vi får genom det här programmet.

”Man blir aldrig fullärd”

Socialchefen Bo Wallin berättade att han lärt sig att han trots många år i yrket inte var för gammal att lära sig något, som han först trodde.

– Det gäller att vara ödmjuk inför sitt ledaruppdrag och inse att man aldrig blir fullärd.  Vi som deltagit i kursen har blivit en grupp, som ser att vi kan hjälpa varandra, tillvarata varandras kompetenser och stötta den fortsatta utvecklingen av vårt ledarskap.

Anneli Grahn, ordförande i Kommunal, underströk betydelsen av ledarskapet och kompetensförsörjning som den första av de fyra nycklarna till friska verksamheter:

– I det jobb som vi har framför oss är det oerhört viktigt med ledare som är tydliga i sina roller. Men det är också viktigt att alla får växa i sina roller, det är lika viktigt för medarbetare som för ledare. Och alla behöver stöd och hjälp för att komma framåt. Det kan vi göra bland annat genom att erbjuda mentorer utanför den egna förvaltningen, som kan se saker utifrån.

Maj Ågren-Jonsson, enhetschef inom äldreomsorgen, lyfte fram den andra nyckeln: delaktighet.

– Det handlar om att se till att alla kommer till tals, samtidigt som vi måste se att handlingsutrymmet inte är obegränsat. Vi behöver förstärka delaktigheten, för i allt förbättringsarbete gäller det att använda sig av organisationens kunnande och erfarenheter.

Åsele hör till de kommuner som hittills inte har haft något avtalsreglerat samverkanssystem, men nu ska man ta itu med detta, bland annat med hjälp av idéer och erfarenheter från den större grannen Lycksele.  I Åsele har de haft medarbetarsamtal och utvecklingssamtal, enskilt eller i grupp, och dessa ska de nu vidareutveckla. Och cheferna behöver inte sitta ensamma med denna uppgift, eftersom man har startat partsgemensamma grupper för detta.

– Det får inte bli för tungrott, det gäller att hitta smarta lösningar som blir en del av verksamheten.

En policy för det friska

Ekonomichefen Nils Petter Grenholm talade om den tredje nyckeln: kommunikation.

– Vi ska försöka jobba med att bli bättre på öppenhet och tydlighet med information, och skapa ett tillåtande klimat. Vi har fått många insikter om hur både svårt och viktigt detta är.  I de problemfall som vi har diskuterat har vi haft bra tillfälle att arbeta med detta.  Och när det gäller de nya sätt att kommunicera som finns, med datorer och mobiltelefoner,  har vi uppenbarligen mycket mer att lära, för att kunna hantera det på ett bra sätt.

Rektor Elizabeth Ayvasian tog upp den fjärde nyckeln: synen på hälsa och sjukfrånvaro.

– Till friskfaktorerna på en arbetsplats hör att alla är vaksamma på signaler om att arbetskamrater som mår dåligt. Och det gäller att man har goda kontakter med de sjukskrivna. Det behöver inte vara långa samtal, men när någon ringer för att höra hur det är visar man att du betyder någonting även när du inte befinner dig på arbetsplatsen. Jag har själv erfarenhet av hur mycket chefer, kolleger och närmaste medarbetare kan hjälpa till så att man orkar komma tillbaka.

Kommunchef Hans Nyman berättade att de nu ska arbeta fram en hälsopolicy:
– Vi har en rehabiliteringspolicy som fokuserar på de sjuka, nu ska vi ha en policy för det friska.  Vi gör redan mycket när det gäller friskvårdssatsningar, men nu ska vi också skapa delaktighet även i dessa frågor.

”Arbetsmiljöarbetet blir mer förebyggande”

Här är ytterligare glimtar från kommunerna om vad man lärt sig, vad man har gjort och kommer att göra:
”I ett utvecklingsarbete på hemmaplan har jag jobbat med att få tydliga mål som är möjliga att nå för verksamheten.  Det jag lärt mig här om att skapa arenor för dialog och delaktighet jag har använt mig av, så personalen har aktivt deltagit i att utforma målen för sina arbetsplatser.” (Enhetschef, Storuman)

”Medarbetarskapet är lika viktigt som ledarskapet. Medarbetarna har också ett ansvar och inget blir uträttat om de inte gör sitt på jobbet. För oss gäller det nu att dela med oss av våra erfarenheter och få med oss mycket av kunskaperna från utbildningen, ut i verksamheten.” (Verksamhetsstödjare, Lycksele)

”En av flera saker som hänt under resans gång är att vi vridit om arbetsmiljöarbetet så att det blir mer förebyggande. Vi ska ligga längre fram.   Nu låter vi exempelvis företagshälsovården göra en djupanalys av sjukfrånvaron och dess orsaker på en enhet. Hittills har Försäkringskassan sänkt sjukfrånvaron åt oss genom att avsluta långa sjukskrivningar. Vi måste komma längre och då tror jag vi ska arbeta på det här sättet.”  (Personalstrateg, Vindeln)

”Projektmål uppfyllda med råge”

På avslutningskonferensen deltog också representanter för uppdragsgivarna, centrala företrädare för Sveriges kommuner och landsting och de fackliga organisationerna.

-Projektmålen för den här utvecklingssatsningen är med råge uppfyllda, sade Mats Stenberg som arbetar med arbetsmiljöfrågor på Sveriges kommuner och landsting.  Från kommunerna har vi fått höra fantastiska berättelser och som beställare av det här utvecklingsprogrammet kan man inte begära bättre.

Under 2012 kommer forskare från Karolinska Institutet göra en utvärdering byggd på enkäter om tillståndet i kommunerna, där man jämför resultat med en likadan enkät som genomfördes före satsningen. Den utvärderingen blir klar nästa höst.

Parterna kommer att på olika sätt sprida erfarenheterna av satsningen, men för tillfället är det något oklart om hur det blir med att sprida arbetssättet i form av liknande programsatsningar.

– Vi lovar att återkomma om en strategi för spridning, på ett eller annat sätt, sade Christina Pettersson på Offentliganställdas förhandlingsråd, som gladde sig åt att så många i de åtta kommunerna vittnade om  att de redan fått exempelvis bättre möten, med hjälp av verktyg som Friska Verksamheter tillhandahållit. 

Mer att läsa:

Under hösten har deltagare i Friska Verksamheter berättat om sina erfarenheter på Arena Sunt Liv-konferenserna.  Ett av dessa framträdanden har refererats i en annan
artikel här på Suntliv.nu: ”Utbildningen har gjort skillnad för både Vännäs och Karin”.