"Mer effektiva - utan att slita"700 goda idéer med "Lean-tänk i städ"

Projektledaren Victoria Berglund har själv arbetat som lokalvårdare i sju år och vikarierat i fyra år som enhetschef. Idag finns  sex enheter med  25-30 lokalvårdare vardera. Bara för fem-sex år sedan var de mer än hundra personer fler än nu – runt 300 mot under 200 idag. De har minskat styrkan efterhand genom att sluta ta in vikarier och inte nybesätta tjänster när någon går i pension.

– Vi har ju en stor ekonomisk kris, både i världen och här i kommunen. Alla står inför sparkrav, säger Victoria Berglund.

Bra arbetsmiljö genom att få bort onödigt överarbete

Självklart fanns det i början en misstänksamhet mot att projektet bara skulle handla om att färre skulle göra mer.

-Vi lade ner mycket energi på att förklara:  ”Det här är ett verktyg för att få bra arbetsmiljö och nöjda kunder genom att få bort onödigt överarbete. Det handlar om att hitta vägar att vara mer effektiva utan att slita."

Ett exempel på  hur man kan sluta att göra som inte ger något värde för kunden är att man ska ”städa med ögat” och inte blint lita till städrutiner som säger hur ofta rum ska städas.

– Ser du att den som sitter i rummet är bortrest, kan du hoppa över det och kanske lägga mer tid på entrén istället.

De har också arbetat med metoder som gör arbetet mindre slitsamt, samtidigt som det ofta går snabbare. Ett exempel på detta handlar om hur man flyttar bord i lokaler, där man inte kan använda vanliga lyfthjälpmedel. En lokalvårdare föreslog att  man under två av bordsbenen skulle sätta små trehjuliga ställningar, som vanligen används för större blomkrukor på golvet. Hon fick omedelbart klartecken till att köpa och pröva.

- Nu är de jättepopulära, de besparar oss från mycket ryggont och samtidigt kan man flytta bord själv, istället för  vara fler, säger Victoria Berglund.

Ett annat vardagsexempel: När lokalvårdarna tvättade städmopparna i specialtvättmaskiner var ett bekymmer att det vid utflödet från maskinen bildades tovor av ludd i ett galler, som var svårt och tidsödande att göra rent.  Någon kom på att man vid utloppsröret kunde binda tygpåsar som samlade upp luddet men släppte igenom vattnet. Nu behöver man bara byta påse då och då, och det är mycket enklare än gallerrensningen.

Övningar i att tänka utanför ramarna

Alla har på något sätt varit indragna i arbetet, om inte annat genom de månatliga arbetsplatsträffarna där en stående punkt har varit nya idéer, både gruppens egna och andras.

–Vi delar med oss av idéer genom att skriva in idéerna i datorn, så att alla får tillgång till dem.

Till sin hjälp i idéarbetet har Victoria Berglund haft  enhetscheferna och femton särskilt intresserade lokalvårdare ute i enheterna, som de kallar förbättringscoacher.

– Vi har uppmanat alla lokalvårdare att tänka nytt, utanför ramarna för vad som man tidigare har betraktat som tillåtet. Vi har arbetat med olika övningar, som att på fem minuter komma fram till 50 olika saker man kan använda en tegelsten till.  När vi gör det börjar vi skratta och lurar hjärnan lite grann så att vi lättare kan tänka annorlunda. Helt nya idéer växer fram då.

På särskilda kreativitetsdagar har man utmanat samtliga att bryta mönster genom att exempelvis byta arbetsplats för en dag, endast använda maskiner en hel dag eller att ägna dagen till att öva sig att ta egna beslut och genomföra det man själv uppfattar som viktigt.

Vara frågvisa som fyraåringar

– Vi peppar också alla att vara frågvisa, att vara som fyraåringar och fråga: ”Varför är det så här?”.  Det finns många moment som inte behöver vara så som det har varit.  I städcentralen brukade vi exempelvis stå och vika städdukar som vi sedan staplade i hyllor. Det såg jättesnyggt ut, men det hade absolut inget mervärde för kunden. Vi frågade oss: vi ska ju ändå fukta dukarna, så varför gör vi så här? Jo, därför att vi alltid har gjort så. Men det ÄR tillåtet att tänka nytt och man FÅR gå från rutiner!

De arbetar med olika verktyg som hör till Leanmodellen, som ett så kallat fiskbensdiagram som  man kan bena upp olika orsaker med och se till att alla kommer till tals. Målet är att komma fram till en första handlingsplan på femton minuter. Det har de också använt för att hantera konflikter, berättar Victoria Berglund.  Ett annat verktyg kallas ”fem varför”. Det går ut på att man frågar ”Varför?” i fem led, från ett synligt problem till orsakerna bakom.

Däremot har de valt att avstå från en hel del grundläggande delar i Leanmodellen, som att göra en analys av arbetet (flödesanalys) eller att gå in för att standardisera arbetsmoment. Det viktigaste har varit ett skapa en kultur där ständiga förbättringar är en självklar del i vardagen, där man ser till att skriva ner idéer innan man glömmer bort dem – och vågar stå för sina idéer.  De har velat göra sin egen enklare version av Lean-arbete och de tycker att de har hittat en form som fungerar för dem.

Idéflödet fortsätter

Många idéer har det blivit: 352 genomförda förbättringar under 2010 och när två månader återstår på 2011 har det redan blivit 361. Och sju gånger har de därmed fått guldkant på sina arbetsplatsträffar, eftersom de firar tillsammans varje gång de passerar hundra idéer. Personliga utmärkelser har de valt att inte ha, de tror att det skulle hämma de gemensamma samtalen om goda idéer.

– Man skulle kunna tro att någon gång måste det ta slut med idéer. Men det är jättekul att det inte har dalat ännu, säger Victoria Berglund.

I Lean-modellen talar man om att en idé har ett snittvärde av tusen kronor, alltså allt från 0 kronor till flera miljoner kronor. Det är många små idéer som ger de stora förbättringarna och därför finns ett eget värde i att det blir många idéer, att det finns ett ständigt flöde. Idékläckandet har blivit en del av arbetsvardagen, förklarar hon.

- Det är faktiskt så att det är svårt att koppla bort letandet efter nya förslag när man väl har  kommit in i det  här sättet att tänka och se på saker: ”Är detta det bästa och smartaste alternativet? Eller skulle man kunna göra det på ett annat sätt?”.  Det blir nästan så att jag går på det viset där hemma också, och granskar hur vi har lagt upp hushållsarbetet...

Höjd status för lokalvårdarna

De avslutar projektet vid nyår, men Victoria Berglund är övertygad om att tankesättet kommer att leva vidare. Enhetscheferna ska, med hjälp av coacherna, själva klara det arbete som projektledaren lagt ner på att främja, få in och förverkliga förbättringsförslag.

Själv har Victoria Berglund bjudits in att berätta om lokalvårdsavdelningens erfarenheter på andra håll i kommunen. Liknande satsningar verkar redan vara på gång inom andra delar av fastighetskontoret, som lokalvården är en del av. Högsta chefen för lokalvården, Eva Nyström, menar att projektet har bidragit till att höja statusen för lokalvården inom kommunen.

-Man ser på lokalvårdarna på ett helt annat sätt. Kommunledningen har uppmärksammat deras arbete och lyfter fram det som det goda exemplet.

- Andra projekt i kommunen arbetar  med att standardisera och styra upp arbetssätt uppifrån. Men här har vi arbetat underifrån. Tanken är att i framtiden ska dessa två arbetssätt mötas och bli till ett.

Andra kommuner har också hört av sig, inte minst efter att man vann ett pris för bästa arbetsmiljöidé, som arbetsmiljötidningen Du & Jobbet i oktober delade ut på en arbetsmiljömässa, Working Life.

De åkte själva på studiebesök hos företag i omgivningarna, som arbetat med Leanmodellen, när de föreberedde projektet för två år sedan. Nu blir det kanske så att de själva får ta emot andras studiebesök. Och de har själva dokumenterat sitt arbete i både ord och bild. Länkar till deras material finns här nedan.

Vill du läsa mer om arbetsmiljö och hälsa?

Prenumerera på suntlivs nyhetsbrev!